El formato de documento portátil es una forma de archivo que permite la creación de documentos electrónicos que utilizan cualquier tipo de procesador de textos o software de medios de impresión. Como beneficio adicional, los archivos PDF pueden ser compartidos con otros usuarios, quienes son capaces de abrir y leer el documento, independientemente del software de procesamiento de palabras que utilicen.
Los archivos PDF han sido desarrollados por Adobe Systems, y sirvieron como una manera para que las personas que utilizan varios sistemas de procesamiento de textos pudiera compartir documentos terminados. Debido a que hay varios paquetes de software de procesamiento de textos en uso que no son compatibles entre sí, la necesidad de un formato de archivo común que todo el mundo pudiera abrir y leer se convirtió en la pieza central del software Adobe ® Acrobat ®.
Independientemente de cuál sea el software de ofimática preferido por el usuario final, es posible crear documentos en el programa de elección, para luego ser guardado como un archivo PDF. También es posible crear el documento utilizando el software de Adobe ® con el mismo nivel de facilidad que cualquier programa de procesamiento de textos. Los archivos guardados se pueden compartir con los demás, quienes sólo tendrán que descargar el programa gratuito Adobe ® Reader ® para abrir y leer el archivo.
Ventajas de los archivos PDF
Una de las ventajas del uso de los archivos PDF para la distribución de documentos electrónicos es que el fichero puede ser asegurado en contra de edición por los demás, incluso si tienen el software Acrobat ®. Esto ha aumentado el uso de archivos PDF para aplicaciones tales como boletines electrónicos, contratos, manuscritos de libros e informes financieros. Dado que los documentos están seguros, el autor del documento mantiene un alto nivel de control, aun cuando el documento se ha distribuido ampliamente
Además de su uso frecuente en el mundo de los negocios, los archivos PDF se utilizan a menudo para crear libros electrónicos que se disponen a la venta, revistas en línea y folletos electrónicos para las organizaciones sin fines de lucro.
Los archivos PDF, a pesar de haber sido creados por Adobe, lograron convertirse en un estándar para todos los sistemas operativos. Esto quiere decir que si por ejemplo una persona ha creado uno de estos documentos en un ordenador que funciona bajo sistema operativo Windows te hace llegar dicha información, tu podrás abrir y leer dicho fichero sin problema alguno en otros sistemas operativos como Linux o Mac.
