Sistema de Gestión de Contenidos (CMS)

Más que cualquier otra mercancía, una empresa moderna se nutre de la información. La aparición de los medios de comunicación creados electrónicamente ha transformado nuestros sistemas económicos en una economía de la información, con las empresas más grandes que tienen contenido que asciende a, en algunos casos, varios terabytes de información. Si la compañía Fortune 500 de hoy tuviera toda su información en forma impresa, se necesitaría un ejército de empleados de archivo sólo para realizar un seguimiento de su documentación.

Muchas organizaciones tienen ambas presencias Web internas y externas, las cuales pueden contener grandes cantidades de información actualizada con regularidad. El manejo de los contenidos web es un subconjunto importante de la gestión de contenidos, y se refiere a los programas y los equipos utilizados para gestionar este contenido basado en la Internet.

Un Sistemas de gestión de contenidos es básicamente los sistemas electrónicos que toman los datos y lo organizan, de manera que pueden ser recuperados, buscados y actualizados fácilmente, y los comparte en toda la organización. El ingrediente básico es la tecnología de base de datos, aunque un CMS es más que una base de datos; que incluye una sofisticada tecnología de búsqueda y mecanismos de almacenamiento en niveles que pueden rotar el contenido en varios tipos

Un CMS, ya que está destinado a gestionar todo tipo de información, independientemente del formato, también debe ofrecer un alto nivel de interoperabilidad documental. Es decir, todos los documentos, incluidos los de procesamiento de texto, hojas de cálculo, bases de datos, archivos PDF y cualquier otro tipo de archivo, todos deben ser catalogados y con referencias cruzadas para que al realizar una búsqueda, toda la información pertinente quedará disponible, sin tener en cuenta de origen o formato.

Además, la interoperabilidad entre los sistemas de gestión de contenidos se ha convertido en algo esencial, de manera que múltiples organizaciones y agencias gubernamentales pueden compartir información cuando sea necesario, incluso si están utilizando diferentes sistemas.

Mientras que el intercambio de información ha adquirido gran importancia en la economía de la información de hoy en día, el sistema de gestión de contenido también debe tener en cuenta la autorización, y proporcionar una instalación en la que un administrador pueda especificar los destinatarios que pueden tener acceso a determinado contenido. Los derechos de acceso del documento deben ser capaces de ajustarse al nivel de un usuario individual.

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